u Самостоятелно: как да си направим отдалечена компания - Модус - ИТ услуги в новите медии, уеб и графичен дизайн, уеб магазини, цялостно ИТ обслужване

Компютърна поддръжка от Модус 2 ООДКомпютърна поддръжка

+ Компютърна профилактика;
+ Инсталация, конфигуриране;
+ Антивирусна и спам защита;
+ Сервизно обслужване;
+ Архивиране на информацията;
+ Контрол на достъпа;
+ Мрежи - дизайн и конфигуриране;
+ Сървъри - за приложения, файлови, за ел. поща и уеб;
+ ... и много други според вашите конкретни нужди.

Самостоятелно: как да си направим отдалечена компания

toptal blog image 1456153678821 1384bce28e3ee0fa8a52d7833723064d

ОТ JAN SCHULZ-HOFEN - ОСНОВАТЕЛ И CEO @ PLANIO

Ако ме питате, да работиш отдалечено е страхотно. Аз пиша в момента на малък бар на плажа, който е на отдалечен остров в южен Тайланд. Като погледна над лаптопа си не виждам друго освен безкрайния океан и кристално бистрите му сини води. Мисля да се наслаждавам на това утро без някой да ме притеснява и съсредоточен върху моята работа, защото останалата част от екипа даже още не е станала от сън. Времевите зони се отразяват така на разпръснатите екипи.

Моят колега Томас скоро разговаря с 11 мениджъри на едно обучение, относно влиянието на отдалечената работа върху компаниите. Някои скръм експерти се кълнат, че отдалечените екипи могат да работят заедно ефективно, докато други са твърдо против това.

Аз разбирам техните притеснения: не можете просто да отворите вратите на офиса и да пуснете всички в дивото. Това няма да ви гарантира, че ще се сдобиете с преуспяващ бизнес. Мелиса Майер от Yahoo например пресече отдалечената работа през 2013 след като видя, че някои служители злоупотребяват с това.

И така, как една ИТ компания да направи тази схема с отдалечената работа да функционира правилно? Право на въпроса… Описаното по-долу е базирано на нашия опит в Planio и как ние го направихме  работеща схема.

Заповядайте в Planio, моята отдалечена компания

Имаше няколко причини, които ме накараха да започна тази фирма. Как да продължа работата за клиентите си докато ползвам всички облаги на независим от местоположението си фрийлансер - ето това е една от тях. През 2009 седях в сянката на една кипарисова горичка в една градина в средиземноморски стил срещу хълмовете на Тоскания и работех здраво върху един свой страничен проект: Planio.

Това е едно средство за управление на проекти за хора като мен - разработчици. Planio е базиран на опън-сорс Redmine (Ruby on Rails базиран софтуерен проект с отворен код), който аз използвах отдалечено с моите клиенти от самото начало. Така че един вид, отдалечената работа е в ДНК-то на Planio.
Aко се прехвърлим днес, моя малък страничен проект е прерастнал в една истинска фирма. Сега сме екип от 10 човека и обслужваме над 1500 фирми от цял свят. Имаме офис в Берлин, но много от нас работят отдалечено.

В тази статия ще засегна принципите, средствата и уроците, които са ни помагали в работата ни. След като го прочетете, се надявам, че ще можете да проектирате вашата софтуерна компания, за да бъде тя адаптирана към отдалечената работа от самото й начало.

“Говоренето не струва. Покажи ми кода” - Linus Torvalds

Всеки Четвъртък ние имаме конференция с всички участници. В нея дискутираме какво сме правили предишната седмица и какво предстои да се прави. В началото ние прекарвахме много време да дискутираме идеи, преди да решим какво да правим, но установихме, че комуникацията се затруднява, когато някои от хората са  на много лоша телефонна линия и нямаш визуален контакт с тях.

Сега ние по-често “построяваме нещото” и чак после го обсъждаме - създаваме работен прототип с няколко базови идеи и след това го обсъждаме. Например напоследък се сблъскахме с някои проблеми с бързодействието с нашите репозитории в GIT. Вместо да дискутираме надълго и да анализираме възможните начини, по които да спестим няколко милисекунди тук и там с всяко обръщение към системата, моят колега Holger просто сложи няколко предложени подобрения на стейджинг сървъра и насочихме през него част от трафика. Получи се добре и тези подобрения много добре пасват на работната ни система.

Този метод фокусира умовете на всеки вместо към говорене, към действия. Така времето за писане на код се максимизира за сметка на времето прекарано в говорене по кръгове.

Използвайте текстово общуване

Реалният контакт често пречи на яснотата. Например, много по-лесно е инстинктивно да повикате колега, когато се нуждаете от нещо, но това не винаги е най-удачния начин да се действа. Не мога да преброя колко пъти съм започвал да пиша мейл или тикет в системата на Planio за проблем, който трябва да се разреши и сам го разрешавам още докато пиша. Zach Holman, един от инженерите в GitHub се съгласява: “Текста е много определителен. Като наложите комуникация през текстова среда, вие налагате хората по-добре да формулират техните идеи.”

Текстовата комуникация също така е много благотворна и по отношение на времето на всеки, особено когато вие сте в много различни времеви зони. Непосредствената комуникация може да бъде много смущаваща; човека например може да е по средата на задачата да установи защо не се е получила последната инсталация. Ако се свързвате по електронна поща, той/тя ще може да избере много по-подходящо време, в което да ви отговори.

Бъдете прозрачен колкото е възможно

Времето изгубено да се безпокоите за офисната култура не е благоприятно за произвеждането на работещ софтуер, а прозрачността рекламира доверие. Не е съвпадение, че много отдалечени по същността си компании като Buffer имат радикална прозрачност, те споделят информация за приходите, печалбата и заплатите с всичките си служители.  Automattic - команията зад Wordpress.com също набляга на прозрачността. В книгата си The Year Without Pants (Година без панталони), Scott Berkun споделя неговия опит за отдалечена работа за Automattic и за това как решенията и дискусиите се провеждат и вземат в компанията чрез тяхната P2 платформа с акцент на прозрачността.

Раздела за чат на Planio действа по подобен начин. Дискусиите са отворени за всеки и логовете от чата са свързвани автоматично с проблемите, които се дискутират ,така че никой не е оставен на тъмно; даже и новите служители могат да четата предишни дискусии, как са възникнали и как са се развили във времето и защо. Когато започнах да разработвам раздела за чат, мислех да включа възможност за частен чат между потребители в системата, но когато го обсъждахме в екипа, решихме да не го правим, защото искахме да запазим комуникацията толкова по-прозрачна колкото е възможно.

Аз мисля, че прозрачността е критична за отдалечените екипи. Например,  представете си, че току що сте се присъединили към екип от разработчици отдалечено. Навярно никога не сте срещали вашите нови колеги. Вие не познавате ненаписаните правила на поведение. Вие се безпокоите дали си вършите добре работата. Дали вашите съекипници са саркастични или наистина ви правят комплименти? Дали всички не обсъждат тайничко какъв добър инженер сте вие?

Цифровизирайте вашите системи

Ние избираме нашите услуги на базата на това какво ни предлагат те, като онлайн платформа, от телефонните доставчици през банките (много от тях даже ще предложат малко финансови облаги за това че действаме без хартия, а това е добре и за околната среда, нали?). Аз съм късметлия- моят юрист и счетоводител за Planio предпочитат да си комуникират с нас чрез мейлове или съобщения в Google Hangouts вместо да ме викат в техните офиси. (Препоръчвам ви да питате за това още на първата среща с такива хора). Дайте им бонус точки ако се абонират за платформата ви за управление на проекти и така станат част от екипа!

Ние даже сме цифровизирали наша обикновена поща в Planio - използваме услуга, която се нарича Dropscan, която получава нашите писма, сканира ги и след това препраща важните по ел. поща към съответния човек. Ако не може да намерите доставчик на услуга със сканиране на пощата  във вашия град или държава, някои предлагат виртуално членство, за да имате физически адрес за пощата си, докато всъщност не сте там. За тези от вас, които изпращат поща, има такива услуги, при които не ви се налага да посещавате пощенски клон. Ние използваме една германска печатарска компания, която има API което изпраща писма с етикети до всеки нов клиент на Planio, който е извършил плащане. Това е нещо, което хората обичат, а на нас не ни се налага да печатаме нито едно писмо. Международни услуги от подобен вид са Lob и Try Paper.

toptal blog image 1456153696701 ee27fb3bb656c86b9fedd1d9ccfbfa57

Трябва ли дигиталното ви присъствие да е постоянно?

Докато работех отдалечено от тропическия остров Koh Lanta, Тайланд, аз забелязах, че някой с ролята на поддръжка за една голяма платформа за електронна търговия беше постоянно във видео връзка с останалите от екипа. Sqwiggle предлага подобно видео присъствие за отдалечени екипи. Предполагам, че ако задължим всички служители да са във видеовръзка докато работят, това може да е породено от страха, че хората злоупотребяват със служебните си ангажименти. С моя опит, аз мисля че това обикновено не е вярно. В работната обстановка на тропическия остров при мен има дух на спешност въпреки оскъдните дрехи и питиетата от кокосово мляко. Хората са тихо съсредоточени с техните лаптопи; личи си че искат да са сигурни че отдалечената им работа дава резултати  и това ще им позволи да са далеч от фиксирания офис завинаги. Установихме, че не се нуждаем от цифрово присъствие, зашото имаме високо ниво на доверие между всички хора в екипа. Мисля също така, че това е от първостепенно  значение - да уважаваме личното пространство на всеки. Ако вашата компания се трансформира от работа в офис към отдалечена работа на екипа, цифровото присъствие може да помогне на по-недоверчивите мениджъри да преодолеят проблемите с доверието.

Изберете самостоятелността пред инвестиционния капитал

Повечето инвеститори капиталисти търсят голяма възвръщаемост, така че те предпочитат интензивно 12 месечно “избухване” от един софтуерен екип, отколкото по-продължителна градивна работа. Front App, един стартъп, основан в инкубатора на Силиконовата долина Y Combinator, наели къща в Бей ериа за техния 3-месечен маратон по програмата на Y Combinator инкубатора. Целта е била да се оцени бързо бизнес идеята.

Ако имаме наум нагласата на инвеститора за голямо възвръщане на инвестицията, като основание да инвестира във вас, ще е доста трудно да го убедите докато работите на плажа в Камбоджа. Това е именно причината много базирани на инвестиционен капитал стартъпи (като например Buffer или Treehouse) първо да се установят. Buffer беше печеливша още преди да приеме инвестиция докато Ryan Carson, а основателят на Treehouse е бил вече доказал се с предишен стартъп.

Има и по-добър начин за финансиране от инвестиционен капитал: самостоятелност. Това означава да финансирате вашата компания от постъпленията от началните клиенти. По мое мнение, това е много по-добър подход, защото това ви позволява да построите компанията си по собствени правила и да можете да я контролирате. Това обаче често изисква да работите 2 работи или да фрилансвате докато стартира компанията ви. На мен ми отне 2 години да работя едновременно и Planio и клиентски проекти (през моята агенция за софтуерни разработки LAUNCH/CO) докато потръгне, но си струваше.

Самостоятелността също ви задължава да построите бизнес, който генерира печалба от самото начало. Подсказка:  направете B2B SaaS - постига го много по-лесно отколкото ако създадете клиентско приложение, защото бизнесите са много по-склонни да плащат месечен абонамент ако това им донася допълнителна стойност. Вие трябва да продадете доста бройки от приложението си за Айфон по $0.99, за да си покриете месечните разноски, даже и за най-малките екипи.

toptal blog image 1456153734197 8ed1bc80ab5a33bf757fe570b4f575e0

Оценете вашите продукти стратегически

Един от нашите първи клиенти беше голяма технологична компания с милиарди годишен приход. Очевидно аз бях доволен, че те са ни избрали пред много по-големи и по реномирани конкуренти. Те все още са наш щастлив клиент, но ние се отдръпнахме от големи корпоративни клиенти, защото установих, че те се нуждаят от много “водене за ръка” и персонални срещи преди да станат клиент.

Както казва Jason Lemkin в своята статия “Разширяване на успеха при клиентите за SaaS” (scaling customer success for SaaS), когато вие имате големи корпоративни клиенти, някой трябва да хване самолета и да ги посети 2 пъти в годината. Ако сте малка компания от 2-ма или 3-ма човека, този човек ще сте вие - CEO, SMO и CSO всички събрани в един преработил се хамстер.

Дръжте вашия модел за ценообразуване в грубите граници на $49/$99/$249, както е предложено от разработчика, който се е превърнал в инвеститор Patrick McKenzie. Този модел ще ви предпази от нуждата да трябва да наемете екип за корпоративни продажби и да трябва да изкарвате огромния капитал от който този екип се нуждае. Така и вие и клиента не очаквате CEО-то да се появи по Коледа с кутия шоколади, след като вие плащате $249 на месец.

Разработвайте Отворен код

Един бизнес, финансиран с инвестиционен капитал, базиран на специализиран софтуер е страхотно решение когато играете на “Спечелилият взима всичко” и владеете пазара. Когато сте дистанционна компания, софтуерът с отворен код може да ви даде обхват и ниво, което иначе не бихте достигнали по никакъв начин.

Има толкова прецеденти на печаливши ИТ компании, които са построили своя бизнес около софтуер с отворен код. Basecamp е известно че исползва Rails, като си гарантира доставка на високо-квалифицирани инженери завинаги. GitHub стана еднорог, като използва проекта с отворен код Git, който Linus Torvalds използва за да управлява сорса на ядрата за Linux. Нашите приятели от Travis-CI стартираха като проект с отворен код, пуснаха една компания за масово финансиране и след това го преобразуваха в отдалечено-фокусиран бизнес.

Planio е базиран на Redmine и ние даваме много от нашите функции и подобрения обратно на обществото. Това работи прекрасно по няколко направления: нашият принос и ангажираност с обществото (на Redmine), спомагат за развиването на проекта с отворен код, а същевременно Planio излиза на показ пред повече потенциални клиенти. За нас това е най-автентичния начин да изградим марка; като покажем нашия код и като вземаме участие в техническите дискусии на отворения код, така можем да демонстрираме, че познаваме добре нашата материя.

Наемете доказани професионалисти

Наемането на армия от стажанти всяка година има смисъл само ако възнамерявате да увеличите броя на служителите, след като получите следващия транш от финансирането. Аутсорсването на задачи е лесно след като е копи-пейст, но вие не бихте искали да аутсорсвате вашите оперативни работи към някой с ниско заплащане на час, когато имате хиляди клиенти, които разчитат на вашите сървъри. Вие искате доказани професионалисти като например от Toptal (Toptal)

Matt Mullenweg, основателят на популярната блог платформа с отворен код WordPress, каза, че фокусирането върху качеството означава за неговата компания Automattic, че трябва да назначава предимно кандидати с опит, които могат да се справят в неструктурирана работна среда на една отдалечена компания. Това означава, че той оценява кандидатите като им плаща да работят по проект за няколко седмици, след това ги наема в зависимост от тяхната работоспособност. Automattic е установила че този метод е много по-ефективен за намиране на правилните кандидати, отколкото традиционните CV-та и мотивационни писма.

Акцент на качеството на живот

Работата отнема огромно количество от нашето време. Ако просто я вършим, защото трябва да бъде свършена, вероятно ще се окаже, че сме изгубили огромно парче от нашия живот. Най-добрият източник на мотивация и главната съставка за страхотни резултати е работната среда, която е вдъхновяваща, можем да и се наслаждаваме и е забавна. Да пътуваш, докато си общуваш с хора от различни култури, прави работата много по-малко да прилича на саможертва или на необходимо зло (поне за мен), отколкото ако бях работил в офис от девет до пет.

toptal blog image 1456153715249 0f7dc289af3995e7c80715b5ace8edf8

Не става въпрос само за пътуване по света, въпреки аспекта на личната свобода. Родителите например биха искали да прекарват повече време със своите деца. Не трябва да живеете в Силиконовата долина, за да печелите заплата като за Сан Франциско. Може вашата важна самоличност да приеме също така отлично предложение за работа в чужбина. Вие няма да се нуждаете да направите болезнен избор между това да си запазите работата и да продължите кариерата си или да станете  “следящ съпруг” с ограничени възможности за кариера. В Planio, въпреки че много от нас работят дистанционно, ние всички се стремим да се срещаме поне веднъж в годината в някое забавно място. Миналата година прекарахме няколко седмици през лятото в Барселона, а няколко от нас се срещнаха в Koh Lanta тази година. Все още събирам идеи за следващата дестинация, така че моля да ми кажете ако имате подсказки за интересни места!

Източник: Bootstrapped: Building A Remote Company